Obecna gospodarka opiera się przede wszystkim na wzajemnej konkurencji przedsiębiorstw z całego świata. Firmy podczas wyboru współpracowników, starają się znaleźć najlepszego dostawcę, który spełni wszystkie wymagania. Aby obiektywnie porównać potencjalnych partnerów, warto skorzystać z obiektywnego źródła. Takich informacji może dostarczy przede wszystkim odpowiedni audyt dostawcy.
Audyt dostawcy – co to jest?
Audyt to bardzo ważna kwestia procesu wyboru i zarządzania dostawcami. Ma to szczególne znaczenie w firmach, w których funkcjonuje koncepcja zarządzania łańcuchem dostaw. Audyt pomaga przede wszystkim określić i przewidzieć potencjalne ryzyko jakie może się pojawić podczas dostawy.
Ponadto audyt umożliwia ocenę wydajności i stabilności dostawców podczas planowania zamówień. Umożliwia również realizację celów operacyjnych i strategicznych. Dzięki audytowi dostawcy można podzielić dostawców na wiarygodnych i niewiarygodnych.
Audyt dostawcy poleca się wszystkim przedsiębiorstwom, szukającym kontaktów handlowych z Azją.
Więcej o audycie dostawcy
Podczas audytu dostawcy kontroler sprawdza przebieg procesów produkcyjnych i wydajności zakładu. Oceniania jest również polityka działania oraz procedury.
Na podstawie danych, które zostały zgromadzone przez kontrolera przeprowadzana jest analiza. Na jej podstawie określa się czy zakład jest w stanie wytwarzać produkty o określonym poziomie jakości.
Jak przebiega audyt?
Podczas audytu dostawcy weryfikuje się głównie podstawowe dokumenty potwierdzające wiarygodność. Sprawdzane są również konta bankowe i licencje eksportowe uprawniające do wywozu towaru na teren Unii Europejskiej.
Standardowy audyt swoim zasięgiem obejmuje profil fabryki, pracowników, urządzenia i zaplecze techniczne oraz weryfikację dokumentów. Rozszerzony audyt oprócz powyższych parametrów weryfikuje również klientów oraz doświadczenie fabryki i historię jej działalności. W audycie rozszerzonym zostaje zwrócona także uwaga na takie aspekty jak system zarządzania (kontrola projektowania, kontrola surowców, testowanie procesu produkcji).
Już na wstępie klient otrzymuje informację, czy warto podejmować współpracę z danym partnerem czy nie.
Lista kontrolna
Lista kontrolna to kluczowy element procedury. Zawiera w sobie wszystkie wymagania stawiane dostawcy. W liście kontrolnej można umieścić wymagania dotyczące m.in.:
- specyfikacji produktu dostarczanego przez dostawcę (badania surowca, specyfikacja opakowań, badania produktu, warunki przechowywania i magazynowania);
- posiadania certyfikatu systemu HACCP, BRC, IFS, ISO 22000;
- planu ochrony przed szkodnikami;
- procedury food defence;
- planu higieny (zasady mycia i dezynfekcji);
- budynków, pomieszczeń magazynowania i produkcji.
W liście kontrolnej powinny zostać zawarte aspekty, dotyczące parametrów łańcucha dostaw m.in.: czas dostawy, jakość usług, zgodność otrzymanego zamówienia z kontraktem, a także poziom satysfakcji klienta. Powinny zostać zawarte również aspekty dotyczące ilości błędów proceduralnych czy jakości dokumentów.
Wymagania na liście kontrolnej powinny być realne do spełnienia. Lista nie powinna być zbyt długa.
Standardy podczas przeprowadzania audytu dostawcy
Istnieje wiele rożnych standardów, na których opierają się audytorzy podczas audytu dostawcy. M.in.: położenie zakładu, branża, czy wdrożone systemy. Są to przede wszystkim przepisy :
- stowarzyszenia American Association of Textile Chemists and Colorists (AATCC);
- komisji Consumer Product Safety Commission (CPSC);
- komisji Federal Trade Commission (FTC);
- organizacji International Organization for Standardization (ISO).
Osobami odpowiedzialnymi za przeprowadzanie audytów są specjaliści należący do stowarzyszeń branżowych. Znają oni wytyczne poszczególnych standardów, doskonale rozumieją funkcjonowanie zakładów produkcyjnych, a także posiadają aktualną wiedzę z danej dziedziny.
Korzyści
Przeprowadzenie audytu pozwoli podnieść efektywność współpracy z dostawcą. Dobra znajomość dostawców i ich organizacji pozytywnie wpływa na budowanie trwałych partnerskich relacji.
Audyt można określić również jako proaktywne działania, które mają na celu optymalizację procesów i minimalizację ryzyka.
Audyt dostawcy pozwala uzupełnić wiedzę o organizacji dostawcy m.in. w zakresie:
- wielkość i jakości pracy zasobów ludzkich;
- strategii firmy;
- parku maszynowego;
- doświadczenia;
- systemu oceny jakości;
- specyfikacji produktu/usługi;
- możliwości logistycznych;
- bazy podwykonawców dostawcy;
- organizacji firmy dostawcy;
- potencjalnego ryzyka i sposobów zminimalizowania go.
Zdobyta wiedza na pewno posłuży naszej firmie. Ponadto audyt okazuje się pozytywnym procesem również dla dostawcy. Pozwoli zweryfikować procesy dostawcy i da szansę zbudowania przewagi nad konkurencją na rynku.
Audyt dostawcy pozwala na zyskanie:
- kontroli obiegu dokumentów;
- kontroli danych biznesowych;
- kontroli operacji i procesów biznesowych;
- kompletnego systemu weryfikacji jakości dostarczanych produktów/usług;
- identyfikacji i minimalizacji ryzyka biznesowego;
- kontroli zgodności działań dostawcy z postanowieniami zawartymi w umowie.
Cel audytu dostawcy
Przeprowadzanie audytu dostawcy ma na celu pomaganie detalistom oraz dostawcom w podejmowaniu współpracy i poprawie wydajności.
Warto przeprowadzić audyt dostawcy. Proces ten przynosi korzyści zarówno firmie zamawiającej, jak również dostawcy. Dzięki temu zminimalizujemy niepotrzebne ryzyko i będziemy mieli wszelkie potrzebne dokumenty usprawniające proces dostawy.
