Importowanie towarów z zagranicy wiąże się z koniecznością dopełnienia licznych formalności. Jednym z ważniejszych dokumentów importowych, o jakie musimy zadbać, jest Commercial Invoice, czyli faktura importowa. W niniejszym artykule przedstawimy Państwu: czym jest, co powinna zawierać i do czego służy.
Faktura importowa – podstawowe informacje
Faktura importowa stanowi oficjalne pismo wystawiane przez dostawcę towaru lub usługi. Jej główna rola sprowadza się do dokumentowania faktu zawarcia transakcji między importerem a dostawcą. Dane na niej zawarte umożliwiają nam dokonanie odprawy celnej, obliczenie taryf, czy rozliczenie z Urzędem Skarbowym. Faktura, z racji swojego międzynarodowego charakteru, musi zostać wypełniona w języku angielskim. Jeśli nasz dostawca wypełni ją w swoim ojczystym języku, trzeba będzie się liczyć z poniesieniem dodatkowych kosztów związanych z jej tłumaczeniem.
Co zawiera faktura importowa?
- Numer faktury, który jest zgodny z numerem na liście pakowej
- Data wystawienia faktury
- Nazwa, adres, dane kontaktowe i numery identyfikacyjne odbiorcy i nadawcy
- Opis towaru (jego nazwa i związane z nim detale, np.: rodzaj towaru, materiały składowe czy jego przeznaczenie)
- Ilość w odpowiednich jednostkach (szt., kg)
- Wartość jednostkową w określonej walucie (domyślnie dolar amerykański)
- Wartość całego towaru w określonej walucie, potwierdzoną przelewem
- Warunki dostawy wyrażone odpowiednim symbolem obowiązujących obecnie Incoterms
- Informacje o kraju pochodzenia towaru (Country of Origin/Made in)
- Szczegóły ubezpieczenia
- Podpis oraz pieczątka firmy wystawiającej fakturę
Istotną kwestią dotyczącą danych na fakturze jest to, że żadna pozycja nie może przyjmować wartości zerowej. Z tego powodu należy podać symboliczną wartość przedmiotów, za które w rzeczywistości nie uiszczono opłaty, jak choćby próbki, czy prezenty od naszego kontrahenta.
Wzór faktury handlowej
Należy pamiętać, że faktura proforma nie zostanie zaakceptowana przez celników. Z tego powodu zawsze powinniśmy się ubiegać o wystawienie faktury importowej przez naszego kontrahenta.
Faktura importowa – kiedy jej potrzebujemy?
Faktura importowa nie będzie nam potrzebna w przypadku przesyłania towarów wewnątrz Unii Europejskiej (czyli w przypadku dostawy wewnątrzwspólnotowej). Jest ona jednak niezbędna, kiedy importujemy towary, czyli innymi słowy, kiedy przewozimy towary z państw trzecich (niezrzeszonych w Unii Europejskiej) na teren UE.
Co, jeśli na fakturze zabraknie danych?
W przypadku, kiedy faktura nie będzie zawierała jednej ze wspomnianych wcześniej informacji, które obligatoryjnie muszą się znaleźć na dokumencie, może ona zostać odrzucona przez Urząd Celny. W takiej sytuacji będziemy musieli ponownie przesłać prawidłowo wypełnioną fakturę, co zdecydowanie opóźni cały proces i narazi nas na dodatkowe problemy natury biurokratycznej. Warto więc dobrze sprawdzić fakturę pod kątem kompletności i zgodności danych, które są na niej zawarte.
Faktura importowa – jak ją najprościej stworzyć?
W dzisiejszych czasach najprostszym sposobem na stworzenie faktury jest skorzystanie z jednego z darmowych szablonów dostępnych online. Stanowi to znaczne ułatwienie i oszczędność czasu. Należy jednak pamiętać o sprawdzeniu, czy dokument na pewno zawiera wszystkie niezbędne rubryki do danych, które powinny się znaleźć na fakturze.
