Każdy importer zdaje sobie sprawę z wagi sprawnie przebiegającego transportu swoich towarów. Bardzo ważna jest znajomość całego procesu, aby w trakcie przewozu nic nas nie zaskoczyło. Dużym ułatwieniem jest istnienie na rynku specjalistycznych firm spedycyjnych, które przejmują obowiązek związany z transportem. Poniżej opiszemy jak wygląda proces realizacji transportu i prewozu towarów.
Proces realizacji transportu – czym jest?
Proces transportu polega na dostarczeniu bądź odbieraniu ładunku na miejsce lub z miejsca docelowego, jakie wskaże klient. Proces ten składa się z szeregu etapów. Zlecenia składane są przez bezpośrednio zainteresowanych klientów, bądź konkretna firma zajmująca się transportem sama szuka zleceniodawców przedstawiając im swoją ofertę. Nad zorganizowaniem procesu logistycznego i jego sprawnym przebiegiem czuwają specjaliści ds. logistyki oraz kontrolerzy. Każde zlecenie ma charakter indywidualny.
Proces transportu – wybór firmy spedycyjnej
Po uzgodnieniu konkretnych warunków dostawy lub terminu gotowości towaru do wysyłki z naszym kontrahentem, powinniśmy zdecydować się na wybór spedytora, który pomoże w organizacji całego procesu. Importer jako zleceniodawca przekazuje do firmy przewozowej konieczne informacje o towarze (rodzaj, waga, kubatura, informacje teleadresowe o eksporterze). Wtedy spedytor składa u armatora tzw. booking – zgłasza do przewozu towar i tym samym uruchamia działania agenta armatora w porcie załadunku mające na celu kontakt z eksporterem oraz potwierdzenie uzgodnień między kontrahentami.
Eksporter otrzymuje tzw. routing order potwierdzający organizację transportu przez wybranego armatora i jego agenta. Prawidłowym zakończeniem tego etapu jest załadunek towaru na statek. Przewidywany czas transportu morskiego np. z portu Szanghaj do portu Gdańsk wynosi około 33 dni.
Proces realizacji transportu – etapy
- Poradnictwo spedycyjne przeprowadzane jest przez Głównego Logistyka (Specjalistę do Spraw Transportu). Jego zadaniem jest gromadzenie oraz przetwarzanie informacji dotyczących zdolności przewozowych firmy oraz możliwości przewozowych innych zewnętrznych firm transportowych dostępnych na tzw. “giełdach transportowych” oraz różnego rodzaju forach dyskusyjnych, wyniki tych analiz przedstawiane są w postaci aktualnej oferty oraz informacji o obowiązujących cenach.
- Firma transportowa przeprowadza rozmowę z potencjalnym zleceniodawcą poznając jego potrzeby oraz oczekiwania. Każda firma powinna przedstawić cały kosztorys klientowi, aby ten mógł zastanowić się nad ofertą. Jeśli wszystko klientowi odpowiada – wtedy zawierana jest umowa (umowa, zlecenie transportu/zlecenie spedycji/zlecenie wyjazdu/trasówka, konosament).
- W dalszej kolejności firma transportowa na podstawie otrzymanych od klienta danych opracowuje cały harmonogram transportu (czas i miejsce załadowania/odbioru) towarów. Wytyczne przedstawione są w postaci specyfikacji zamówienia zgodnej z listem przewozowym. Wyznaczeni specjaliści z firmy transportowej czuwają nad całym procesem załadunku/przeładunku i przewozu towarów. Wychwytuje ewentualne niedociągnięcia i wprowadza udoskonalenia. Po otrzymaniu konkretnych informacji ładunek przygotowywany jest do transportu.
- Producent zapakowuje towar w fabryce i przekazuje go przewoźnikowi, który transportuje towar do portu. Tam produkty pakowane są w kontenery, a w następnej kolejności przenoszone na statek.
- Po dotarciu na miejsce przeznaczenia towar przechodzi odprawę celną, podczas której weryfikowane są wszystkie dokumenty.
- Następnie towar jest wyładowywany i przewożony do magazynu, a następnie do adresata.
- Na sam koniec następuje rozliczenie oraz zamknięcie transakcji.
