Firma spedycyjna to przedsiębiorstwo usługowe, organizujące międzynarodowy fracht towarów. Można pomyśleć o nich jak o agentach turystycznych, przewożących towary, łączących ze sobą klientów, przepisy prawne i wiele więcej. Spedycja to ważna dziedzina przy imporcie i eksporcie, dlatego warto wiedzieć jak wybrać dobrego spedytora.
Spedycja – usługa i pomoc spedytora
Spedytorzy są bardzo różni. Niektóre firmy spedycyjne to głównie krajowe firmy transportowe lub pośrednicy transportowi, zajmujący się przewozami z niewielkim lub żadnym wkładem w międzynarodowy ruch towarowy. Pewne firmy specjalizują się np. w transporcie morskim a inne w lotniczym.
Poniżej można zobaczyć jakie zadania wobec zamawiającego ma spedytor:
- Zapewnienie fachowej pomocy i wyjaśnienie wszystkiego co zleceniodawca musi wiedzieć o wysyłce np. wyjaśnienie w jaki sposób kluczowe dokumenty, które należy dostarczyć i podpisać łączą się z wysyłką. Spedytorzy zapoznają zleceniodawcę z dostępnymi opcjami wysyłki i doradzą.
- Zajmą się wszelkimi formalnościami, dokonają rezerwacji i zorganizują płatności dla każdego sektora wysyłki, za który są odpowiedzialni.
- Działają w imieniu zamawiającego w kwestiach wysyłki np. kontaktują się z przewoźnikami towarów, innymi spedytorami obsługującymi część przesyłki oraz firmami przewozowymi. Większość spedytorów świadczy również usługę pośrednictwa celnego i może działać w naszym imieniu z urzędem celnym.
- Rozwiązują problemy gdy coś idzie nie tak lub w czasie zwiększonego ryzyka.
- Informują na bieżąco o statusie przesyłki i w razie potrzeby przekazują informacje na temat opóźnień.
Spedytorzy i pośrednicy celni
Jeśli nie mamy jeszcze pośrednika celnego, niekoniecznie trzeba będzie zajmować się tym oddzielnie. Aktualnie wielu spedytorów międzynarodowych może obsługiwać procesy celne we własnym zakresie w ramach swojej usługi.
Inni współpracują z licencjonowanymi pośrednikami celnymi jako agenci. Niektórzy importerzy preferują posiadanie pośrednika celnego, a w takim wypadku rozsądnym będzie poproszenie spedytora o współpracę z nim.
Czasami niektórzy importerzy zarządzają odprawą celną dla własnej wysyłki (wewnętrznie lub przez agenta), co podnosi ważną kwestię, kto powinien zarządzać naszą przesyłką.
Zarządzanie przesyłkami
- Zrób to sam
Jeśli spedytorzy są jak agenci turystyczni, a coraz mniej osób potrzebuje agenta turystycznego w tych czasach, to przypuszcza się, że importerzy również powinni spróbować zająć się spedycją sami. W tym miejscu analogia z biurem podróży się jednak kończy.
Istnieje zaledwie kilka możliwości dla mniejszych importerów na zorganizowanie międzynarodowych przewozów towarowych bezpośrednio oceanami lub przewozami lotniczymi. Ważniejszym jest jednak, iż nie jest to dobry pomysł. Wiele rzeczy może pójść źle (i faktycznie idzie) z międzynarodowym frachtem, tworząc przy tym ryzykowną grę dla osób niewykfalifikowanych.
- Firma spedycyjna dostawcy (kompletna wysyłka)
Drugą opcją jest pozwolenie dostawcy na obsługę ładunku. Wielu chińskich dostawców ma umowę z lokalnym spedytorem, a zaledwie kilku chińskich spedytorów będzie zarządzało całą przesyłką. Powinno akceptować się tylko ustalenia na Incoterms DDP (lub DDU jeśli magazyn określony jest jako „Named Placed for Delivery”).
Ta opcja może wydawać się atrakcyjna, ponieważ nie musimy organizować samodzielnie wysyłki, aczkolwiek tracimy kontrolę nad przesyłką, co jest ryzykowne biorąc pod uwagę, że jako importerzy jesteśmy tutaj najbardziej wpływowymi graczami. Ponadto jest to prawie nieprawdopodobne, że chiński spedytor zaproponowałby dużo tańszą wysyłkę niż np. amerykański czy europejski spedytor.
- Firma spedycyjna dostawcy (do USA)
Posiadanie dostawcy i ich spedytora do zarządzania wysyłką do portu w USA to powszechny układ, który może wydawać się atrakcyjny. Jednakże często okazuje się to katastrofą, która tylko czeka na importera.
Już wyjaśniamy, dlaczego tak się dzieje. To dość powszechne, że dostawcy oferują tę opcję ze spedytorem proponującym absurdalnie niskie stawki, które importerzy chętnie przyjmują. Czasami też ktoś w fabryce otrzymuje od tego spedytora łapówkę.
Kiedy statek przybywa do amerykańskiego portu, spedytor otrzymując swoją zapłatę, zapomina o tych niskich stawkach i przedstawia importerowi absurdalnie wysoki rachunek za lokalne koszty portu. Spedytor skutecznie przetrzymuje przesyłkę jako zakładnika, więc importer jest zmuszony zapłacić.
- Twój spedytor
W tej opcji spedytor zarządza większością przesyłki lub całą. Oznacza to, że jest on odpowiedzialny za przesyłkę w momencie załadunku statku lub samolotu już w porcie zagranicznym lub w hali produkcyjnej.
To najlepsza opcja, ponieważ mamy lepszą kontrolę zarówno nad przesyłką, jak i kosztami frachtu.
Większość importerów wybiera do współpracy spedytorów ze swoich krajów, ale teoretycznie można użyć także chińskiego spedytora.
Niezależnie od tego, którą z czterech opcji wybierzemy, należy rozważyć, w jaki sposób poszczególne Incoterms zmienią wysokość kosztów transportu, które należy zapłacić, oraz sposób negocjacji w oparciu o koszt wyładunku, a nie tylko cenę kupna.
Spedycja – wybór spedytora
Wybierając z ponad 100 000 spedytorów z całego świata, należy zdefiniować kluczowe kryteria wyboru. Oto najczęstsze czynniki, które należy wziąć pod uwagę.
Wyspecjalizowana wysyłka
Wielu spedytorów nie zajmuje się pojazdami, przeprowadzkami gospodarstw domowych, towarami masowymi takimi jak pszenica czy przesyłkami ponadgabarytowymi. Prawdopodobnie nie będziemy chcieli importować żadnej z tych rzeczy, ale możemy chcieć importować towary, które przez przewoźników morskich i lotniczych określane są jako niebezpieczne. Nie dajmy się oszukać nazwie, ponieważ zawiera ona w sobie pozornie nieszkodliwe towary, takie jak po prostu zabawki z bateriami.
Warto sprawdzić zasięg geograficzny spedytora. Więksi globalni spedytorzy mogą obsługiwać cały świat ale mniejsi spedytorzy zwykle ograniczają swój zasięg do kilku popularnych krajów, w których współpracują z lokalnymi spedytorami. Większość mniejszych, międzynarodowych firm spedycyjnych, z którymi możemy się zetknąć będzie zarządzała przesyłkami z Chin do USA lub z Chin do większych miast Europy.
Rozmiar
Popularni globalni spedytorzy mają wystarczająco możliwości, aby zapewnić sobie dobre stawki i preferencyjne traktowanie ze strony dużych przewoźników lotniczych czy morskich, a także szerszy światowy zasięg fizyczny. Oznacza to, że przyciągają większych klientów, którzy oczywiście otrzymują uprzywilejowane traktowanie. Warto zapoznać się z zagadkową ankietą Freightos, dotyczącą tajemniczego zakupu. Wszystkie TOP 20 firm spedycyjnych poproszono o wycenę ale tylko siedem zadało sobie trud by odpowiedzieć małej firmie.
Mniejsze firmy spedycyjne mają natomiast więcej czasu na zajmowanie się niewielkimi przesyłkami i mniejszymi firmami ale tym samym mogą mieć mniej atrakcyjne ceny lub gorszą technologię, która zazwyczaj pomaga zarządzać lub śledzić przesyłkę.
Cena – spedycja
Podejmowanie decyzji tylko na podstawie ceny może okazać się wadliwą strategią, szczególnie gdy próbuje się zaoszczędzić 200 USD na przesyłce o wartości 200 000 USD. Np. niektórzy spedytorzy obniżają cenę za pierwszą wysyłkę aby dostać zlecenie, tym samym zwiększając ceny na kolejne przesyłki. Niektórzy spedytorzy ukrywają opłaty w regulaminie, aby cena ich oferty była bardziej atrakcyjna, niż u uczciwych konkurentów.
Spedytorzy, którzy zwodzą ceną bardzo często robią to kosztem późniejszych wydatków za usługi. Może to nie stanowić problemów, jeśli np. są to usługi, których nie będziemy później potrzebować. Będzie to jednak problem jeśli zmniejszy się ogólny poziom obsługi klienta. Jeśli coś pójdzie nie tak z wysyłką towaru zawsze chcemy aby spedytor się tym całkowicie zajął. Jeżeli więc jedna oferta cenowa jest nieznacznie tańsza od innych warto zachować ostrożność i zobaczyć, czy można dowiedzieć się dlaczego tak jest.
Usługa
W momencie kiedy przesyłka ma ogromy wpływ na nasz biznes, chcemy aby za koordynację linii lotniczych, przewoźników morskich czy agentów celnych była odpowiedzialna godna zaufania osoba, która prawidłowo, kompletnie i na czas zajmie się papierkową pracą. Jeśli spedytor nie jest całkowicie odpowiedzialny i zajęty przesyłką, ryzykuje się, że koszty mogą okazać się większe, niż się tego początkowo spodziewano. Mniejsze firmy spedycyjne mają również tendencję do korzystania z mniejszej ilości technologii. W rezultacie, prawie 50% importerów nadal używa arkuszy kalkulacyjnych do śledzenia przesyłek.
Dobrą wskazówką na to aby dowiedzieć się na jakim poziomie są usługi spedycyjne danej firmy jest sprawdzenie czasu jaki zajął im na odpowiedzenie na zapytanie ofertowe. Jeśli zajmuje to tydzień lub dłużej, nie wróży to dobrze na regularną i ciągłą komunikację w czasie wysyłki.
Kilku rozpoczynających działalność spedytorów oparło swój biznes na automatyzacji procesu. Zintegrowane systemy, skupiające się na kliencie zdecydowanie poprawiają wrażenia użytkowników. Są to nowe firmy, wciąż budujące swoje możliwości, w tym także zasięg geograficzny. Od połowy 2018 roku, tylko dwóch cyfrowych spedytorów może obecnie zarządzać wysyłkami door-to-door na trasie Chiny-USA, ale coraz więcej firm również się tego podejmuje.
Ponadto, chociaż może to nie być oczywiste, większość dużych dostawców posiada zaawansowane narzędzia, służące do śledzenia i widoczności przesyłek. Mogą one jednak być zarezerwowane dla większych klientów.
Spedycja – kryteria wielokrotnego wyboru
To całkiem dużo kryteriów wyboru ale ocena spedytora była dotychczas trudna, ponieważ spedycja nadal w dużej mierze jest offline.
Jednakże, szybko się to zmienia. Dzięki stałemu rynkowi frachtu online, szczegóły na temat oferty działają jak filtry przy wyborze, a proste funkcje selekcji przy tym pomagają.
Korzystanie z rynku spedycyjnego wymaga czasu i spekulacji na temat ofert cenowych frachtu i samych spedytorów.
Spedycja wymaga wcześniejszego przeanalizowania wielu kwestii. Warto zapoznać się z wszystkimi przydatnymi informacjami, aby dobrze wybrać odpowiedniego spedytora.
